Pertanyaan yang paling sering saya terima sebagai auditor halal adalah “ sebenarnya apa aja sih yang dicek saat melakukan audit”. Pertanyaan yang sangat wajar karena banyak pelaku usaha yang belum paham dan belum berpengalaman proses audit Halal seperti apa.
Sebetulnya tidak perlu bocoran dari auditor untuk mengetahui proses dan apa saja yang diaudit karena semua sudah jelas diatur oleh negara. Misalnya, apa saja yang akan dilakukan oleh auditor Halal dapat merujuk pada SKKNI No. 266 Tahun 2019 atau PP No. 42 Tahun 2024. Sedangkan untuk apa saja yang akan diperiksa, tentu tidak akan lepas dari 5 kriteria Sistem Jaminan Produk Halal (SJPH) yang diatur dalam Kepkaban No. 20 Tahun 2023.
Sudah mulai pusing baca pasal-pasal pada aturan tersebut? Tenang dalam artikel ini saya akan jelaskan secara mudah dan saya akan lengkapi dengan pengalaman saya yang telah melakukan berbagai audit untuk coffeshop, usaha catering, restoran dengan puluhan cabang, perusahaan logistik sampai dapur MBG. Berbeda industri, berbeda skala, berbeda kompleksitas tetapi struktur audit tetap sama sesuai dengan aturan pemerintah.
Berikut apa yang sebenernya terjadi selama proses audit Halal.
- Tinjauan Dokumen – Before I See Anything, I Read Everything
Proses audit sudah dimulai jauh sebelum auditor melakukan kunjungan.
Sebelum saya melakukan inspeksi pada fasilitas produksi atau wawancara karyawan yang terlibat, saya melakukan pengecekan pada berbagai dokumen terkait. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah (PP) No. 42 Tahun 2024, pemeriksaan dokumen adalah langkah pertama yang dilakukan Lembaga Pemeriksa Halal (LPH) dan hasilnya akan menjadi landasan untuk proses audit selanjutnya.
Dokumen apa saja yang akan diperiksa? Utamanya adalah SJPH (Sistem Jaminan Produk Halal) dari perusahaan tersebut. Berdasarkan Keputusan Kepala Badan (Kepkaban) BPJPH No. 20 tahun 2023, SJPH perusahaan harus terdokumentasi dengan baik. Contohnya dalam bentuk dokumen kebijakan halal, tim manajemen halal, alur produksi, daftar produk dan bahan, SOP, dokumentasi internal audit, dll. Seperti namanya, yang akan di cek bukan hanya satu atau dua dokumen tetapi sistem yang didukung oleh berbagai dokumen.
Berdasarkan pengalaman saya, pemeriksaan pada dokumen bahan yang biasanya paling banyak memakan waktu. Setiap bahan yang digunakan tidak hanya untuk produksi tetapi juga untuk aktifitas pendukung, harus memiliki sertifikat halal (kecuali termasuk dalam positif list sesuai KMA No. 1360 Tahun 2021). Banyak hal dalam bahan yang perlu dipastikan, mulai dari masa berlaku sertifikat halal, asal produsen jika produk impor hingga membandingkan bahan tersebut digunakan untuk produk apa saja.
Kemudian biasanya saya melakukan pemeriksaan dokumen sisanya seperti data supplier, alur produksi, data penyimpanan, rekam pembersihan fasilitas sampai dokumentasi pelatihan seluruh karyawan. Pada bagian ini biasanya saya menyiapkan catatan apa saja hal yang perlu saya cek saat nanti audit untuk memastikan apakah standar yang tertulis sesuai dengan implementasinya dilapangan.
- Inspeksi Lapangan – I Walk Every Part of Your Operation
Setelah selesai meninjau dokumen, selanjutnya memastikan implementasinya seperti apa.
Percaya atau tidak, beberapa pelaku usaha tidak menyangka proses sertifikasi tidak cukup hanya diruang rapat. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 42 Tahun 2024, inspeksi di lokasi usaha saat produksi secara tatap muka wajib dilakukan.
Sebagai gambaran, berikut beberapa contoh yang biasa saya inspeksi saat audit:
Produk. Nama, bentuk, profil aroma dan kemasan produk hasil produksi harus diverifikasi sesuai dengan persyaratan sertifikasi halal. Jangan sampai produk ternyata terdapat unsur tidak memenuhi ketentuan produk sesuai dengan Lampiran B tabel B1 SNI 99004:2021.
Pemisahan. Standar halal sangat spesifik mengatur terkait hal ini. Bahan halal dan non halal/najis diharuskan dipisah, baik pada gudang penyimpanan, line produksi, pengemasan dan armada distribusi. Pada kasus fasilitas produksi digunakan bersama dengan produk non halal, Saya pribadi menghabiskan banyak waktu untuk memastikan potensi kontaminasi silang yang bisa terjadi.
Penerapan prosedur. SOP terbaik pun tidak akan berguna jika hanya diatas kertas. Salah satu yang paling penting saat melakukan inspeksi lapangan adalah memastikan seluruh SOP dijalankan dengan baik tanpa terkecuali. Mulai dari prosedur penerimaan barang, produksi, pembersihan semua prosedur akan diverifikasi implementasinya dengan memastikan kondisi aktual, form yang digunakan, dan wawancara pada tim terkait.
Gambaran tersebut tentu akan bervariasi tergantung kondisi lapangan dan jenis usaha. Misalkan saat saya melakukan audit untuk usaha logistik, dikarenakan produknya dalam bentuk jasa, saya fokus pada fasilitas yang menjadi core business yaitu armada yang digunakan untuk pengantaran, cold chain system, dan apakah muatan halal dipisahkan sesuai dengan prosedur saat dikirimkan. Prinsipnya berbeda, implementasinya yang menyesuaikan.
- Pengecekan bahan – The Technical Core of the Audit
Pada saat pemeriksaan dokumen seluruh bahan dipastikan kehalalannya dan saat audit kelapangan seluruh yang didaftarkan dalam matrix produk akan diverifikasi satu persatu. Proses verifikasi dilakukan dengan melihat secara langsung apakah bahan yang didaftarkan sama dengan bahan yang digunakan saat produksi, data pembelian juga akan diperiksa dan diverifikasi dengan persediaan yang ada.
Waktu pemeriksaan umumnya akan banyak digunakan untuk melakukan verifikasi bahan yang disebut bahan kritis halal. Bahan kritis halal merupakan bahan-bahan yang berpotensi berasal dari, tercampur atau diproses menggunakan bahan non halal. Contoh dari bahan yang termasuk kategori kritis adalah Produk Hewani & Turunannya, Bahan Tambahan Pangan (Additives), Produk Olahan, dan Produk Mikrobial. Pastikan bahan-bahan tersebut berasal dari supplier yang baik dan memiliki sertifikat halal yang valid.
Selain melakukan verifikasi bahan yang digunakan, pada beberapa kasus juga akan dilakukan pengambilan sampel dari bahan untuk dilakukan uji lab. Terdapat 15 kategori bahan apa yang harus diambil sampel berpedoman pada Keputusan Komisi Fatwa MUI No. 80 tahun 2022.
Tidak hanya dipabrik, pada usaha dibidang kuliner seperti restoran, coffe shop atau catering juga akan dilakukan proses verifikasi bahan yang sama. Dimulai dari menu yang digunakan, akan di cek satu persatu apakah ada produk yang menggunakan bahan yang digunakan belum dilaporkan. Kemudian dicek juga pada dapur apakah ada perbedaan antara bahan yang digunakan dengan yang dilaporkan.
- Wawancara karyawan – The Part That Tells Me Whether the System Actually Works
Dokumen bisa disiapkan seideal mungkin, fasilitas juga bisa dikondisikan dalam semalam tetapi hasil wawancara tidak semudah itu. Dibagian ini lah umumnya saya memahami kondisi sebenernya dari implementasi kebijakan halal suatu perusahaan.
Saya biasanya memulai wawancara dari Penyelia Halal. Berbagai info saya coba gali, mulai dari “apa tanggung jawab mereka diperusahaan?”, “apa yang harus dilakukan jika ada bahan baru?”, hingga “bagaimana cara mereka mengatasi jika ada laporan terkait masalah halal?”. Jika kompetensi Penyelia Halal sudah sesuai dengan standar yang disampaikan pada PP No. 42 Tahun 2024, seharusnya tidak akan ada kendala dalam menjawab pertanyaan.
Selanjutnya saya akan melakukan wawancara kepada beberapa karyawan operasional. Karyawan yang saya pilih biasanya bukan kepala atau pemimpin dibagiannya tetapi karyawan operasional yang langsung menangani bahan atau yang mengoperasikan alat produksi. Saya akan menanyakan hal sederhana tapi spesifik terkait tugas yang mereka lakukan setiap hari. “Jika bahan datang dan tidak sesuai dengan standar halal apa yang harus dilakukan?” atau “bagaimana pencucian peralatan dilakukan dengan kondisi tertentu?”. Apakah dijawab dengan percaya diri ataukah dengan bingung, hasil wawancara tersebut akan memberikan gambaran apakah pelatihan halal memberi pemahaman sesuai dengan tugas masing-masing karyawan atau tidak.
Saya pernah melakukan audit pada restoran dengan skala nasional, dokumen pendukungnya sangat baik penyelia halalnya pun sangat paham terkait standar halal. Sayangnya saat saya menanyakan tim dapur apa itu halal dan haram mereka hanya diam, tidak bisa menjawab apa-apa. Hasil wawancara tersebut memang tidak serta merta menjadikan proses sertifikasi halal gagal, tetapi ini jelas merupakan temuan negatif dan masuk dalam laporan audit.
Masalah pemahaman yang tidak menyeluruh seperti contoh diatas terjadi dihampir seluruh usaha yang saya lakukan audit, tidak hanya perusahaan besar dengan banyak karyawan tetapi juga usaha dengan skala mikro dan kecil.
Penutup
Setelah audit lapangan dilakukan, auditor akan menyerahkan laporan hasil audit kepada LPH untuk selanjutnya dilakukan pembahasan di internal LPH. Jika terdapat temuan minor pada saat audit tidak perlu khawatir karena ini umum terjadi dan tidak akan menghambat proses sertifikasi selama koreksi dilakukan dan terdokumentasi dengan baik.
Kemudian LPH akan melanjutkan hasil audit kepada Komisi Fatwa. Setelah dilakukan sidang dengan Komisi Fatwa dan hasilnya perusahaan telah memenuhi standar halal, Negara melalui Badan Penyelenggara Jaminan Produk Halal (BPJPH) akan menerbitkan Sertifikat Halal.
Audit tidak dirancang untuk mempersulit proses sertifikasi halal. Audit dimaksudkan untuk memastikan komitmen halal yang dilaporkan pelaku usaha sesuai dengan aktual operasional yang dilakukan. Tidak perlu khawatir terhadap proses audit, karena hanya butuh persiapan yang sesuai agar proses sertifikasi berjalan lancar.
Jangan biarkan kesalahan administratif menghambat sertifikasi Anda. Diskusikan kesiapan produk Anda bersama kami sekarang, dan pastikan setiap langkah yang Anda ambil efisien dan tepat sasaran.
